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INSTITUTO MARTINS DE ARQUIVOLOGIA.

 http://isntitutoarquivologia.blogspot.com/2009/02/as-tecnologias-da-informacao-e-cultura.html

CIDO – Gestão Empresarial Instituto Martins De Arquivologia, é uma empresa de 49 anos no mercado, mas que desde seu início teve como sua principal preocupação estruturar-se para ser uma provedora de soluções na área de gestão documental.

2 – ATIVIDADES EXECUTADAS

Gestão Documental

A Lei nº 8.159/1991: Considera “gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Portanto, é a metodologia que oferece condições necessárias para uma correta avaliação da documentação da empresa, sempre de acordo com as suas reais necessidades.

Objetivos Garantir a guarda ordenada de documentos. Conservar os documentos necessários dentro do prazo estipulado por lei e pela empresa. Acessar rapidamente as informações Racionalizar arquivos.

2.1.3 Estrutura

a) Tabela de Temporalidade Documental

b) Taxonomia

c) Fluxo Documental por processo / área

d) Manuais de Procedimento

e) Tabela de Temporalidade Documental: Ferramenta elaborada para cada empresa com o intuito de indicar o destino do documento dentro da instituição; defini para qual arquivo o documento deverá ser enviado e, principalmente, o prazo de retenção conforme legislação vigente.

Instituto martins De Arquivologia

utiliza Levantamento do arquivo Levantamento das Tipologias Documentais . Identificação dos proprietários. Avaliação prazos prescricionais Legislação Benefícios Padronizar tipologia documental Racionalizar espaço físico Preservar memória técnico-científica Definir responsabilidade de arquivamento Racionalizar custos de armazenagem Agilizar a recuperação da informação Apresentar a relação documental existente na empresa.

b) Taxonomia: É um ramo da Teoria da Informação ou Ciência da Informação que incorporou novos conceitos e processos com a Tecnologia da Informação . É uma lista crescente de conceitos e categorias segundo os quais se organizam os conteúdos empresariais.

Metodologia utilizada

Utilizando taxonomias pré-existentes no mercado. Seguindo o macrofluxo do processo empresarial utilizando um processo de negócio estratégico para a organização. Focando em bancos de dados pré-existentes na organização .

Benefícios

Velocidade de recuperação da informação Baixa revocação com alta precisão Confiabilidade/credibilidade na base de dados corporativa.

Processo indutivo gerando

conhecimentoCompartilhamento do capital intelectual

c) Fluxo Documental: Ferramenta que representa graficamente a trajetória de um documento, segundo sua fonte de origem, funcionamento, distribuição e destino final. Desta forma visamos facilitar a visualização do percurso de um papel dentro da instituição, além de indicar os problemas existentes e quais serão as correções necessárias. Essa apresentação contribui significativamente para a padronização e racionalização do trabalho.

. 2.2.1 Conceito Arranjar, ordenar e preparar os documentos para sua rápida recuperação

Metodologia utilizada Aplicação da TTD – Tabela de Temporalidade Documental no material à ser trabalhado triagem e expurgo de documentos. Reorganização dos documentos que deverão permanecer em arquivo ativo/intermediário/inativo BenefíciosPadronização da guarda do documento . Padronização do material a ser utilizado para guardaRecuperação rápida da informação3 –

PROJETOS ESPECIAIS

Elaboramos projetos na área de documentação de acordo com as necessidades de cada empresa, envolvendo :

3.1 - Diagnóstico situacional

3.1.1 Conceito realização do levantamento detalhado da situação atual da área documental da empresa, para que, baseado em dados concretos, sugerirmos melhorias a serem aplicadas.

3.1.2 BenefíciosAperfeiçoar o trâmite documental dentro da empresa padronizar o arquivo para que todos falem a mesma linguagem.

Tornar o arquivo um centro de informação eficiente Aplicar a mídia correta para a guarda e pesquisa dos documentos. Manter o espaço adequado de acordo com o volume de cada mídia para sua custódia.

3.2 – Microfilmagem

3.2.1 Conceito técnica desenvolvida para minimizar qualquer tipo de arquivo e dinamizar o processo de recuperação da informação, visando a localização imediata do documento necessário.

Essa técnica se desenvolve baseada em um planejamento organizacional perfeito de circulação, tempo de vida e forma de arquivo de documentos. A microfilmagem é usada visando:

3.2.2 Benefícios segurança da guarda de informação redução de espaço ordenamento dos arquivos preservação do histórico da empresa.

3.2.3 Fases para Implantação levantamento de dados análise dos tipos de arquivo tipos e quantidade de documentos estado físico dos documentos estudo da indexação a ser implantada.

3.2.4 Fases da Execução preparação da Documentação microfilmagem propriamente dita processamento controle de qualidade duplicação.

3.3 – Digitalização

3.3.1 ConceitoTécnica utilizada para converter e processar documentos em papel e/ou cópias de microfilme, que necessitam ser muito pesquisados durante um certo tempo de sua vida e que são acessados por vários setores ao mesmo tempo, para dados digitais computadorizados.

Geralmente essa técnica é aplicada ( assim como a microfilmagem ) após uma análise do fluxo dos documentos e da realização de um planejamento para o setor documental da empresa. BenefícioLocalização rápidaVelocidade de transmissãoIntegração com outros sistemasDocumentos sempre disponíveisSegurança de acesso.

3.3.3 Fases para implantação levantamento de dados análise dos tipos de arquivoTipos e quantidade de documentosEstado físico dos documentos estudo da indexação a ser implantada manutenção do sistema. Fases da Execução Preparação da documentação Digitalização Inspeção Indexação Controle de qualidade duplicação

3.4 – Custódia possuímos parceiros que realizam guarda de documentos, em galpões destinados para esse fim dentro de todas as normas estabelecidas para esse segmento, caso esse seja o destino a ser dado aos documentos após estudo e análise realizado com o cliente.

3.5- Resgate da Memória histórica implantamos Centros de Memória, visando a guarda dos documentos que demonstram a evolução e a trajetória das empresas no mercado nacional.

3.6 - Consultoria para o desenvolvimento de novas soluçõesEstudamos novas soluções para área documental, de acordo com as necessidades do cliente, e utilizando as tecnologias necessárias existentes no mercado.

4 – GESTÃO DE PESSOAS

Consiste na alocação de mão de obra e seu treinamento, na empresa cliente, de pessoas responsáveis pela organização de documentos físicos visando seu tratamento, manutenção, empréstimos e outras atividades determinadas e descritas nas normas e procedimentos realizada por nossa empresa e aprovada pelo cliente.

Esta sugestão, possui a intenção de indicar que as empresas podem se despreocupar com a questão documental e que voltem realmente sua atenção aos seus interesses de negócio fim, deixando esse setor aos cuidados de quem cuida desse ramo de atividade.

5 – PROJETOS DE INSTALAÇÃO

Nossa empresa ainda oferece consultoria e elaboração de layout das instalações de armazenagem, caso os documentos sejam mantidos em infra-estrutura própria, detectando as necessidades de Readequação de áreas ou Construção de novas instalações.

6 - LOGÍSTICA

Executamos, visando as necessidades da empresa, o planejamento e organização na área de materiais (almoxarifado) otimizando o fator custo/benefício. Instituto Martins Arquivologia

inst.arquivologia@ig.com.br